Freigabe erforderlich
1 Dienst weist eine gleichzeitige Doppelbelegung auf und muss freigegeben werden.
Eingeteilte Dienste
Zeiterfassung & Bestätigung
Bestätige deine geleisteten Dienste direkt mit einem Klick oder passe die Ist-Zeiten an, falls du länger geblieben bist oder Pausen abweichen.
Freie Zeitfenster & Börse
0 freiHier findest du freie Zeitfenster innerhalb deiner Vorab-Buchungsfrist sowie unbesetzte Schichten zur freiwilligen Übernahme.
Abwesenheit melden
Für einen einzelnen Tag einfach dasselbe Datum bei Von und Bis belassen.
Bestehende Abwesenheiten
Assistenten-Kontingente im ausgewählten Monat
September 2026
Klick öffnet direkt deine Kalender-App (Apple Kalender, Outlook, Google)
Tagesansicht
Parallele Termine werden nebeneinander dargestelltKalender-Abonnements (iCal / .ics Feeds)
Dienstpläne & freie Zeiten in Google Kalender, Apple iCal oder Outlook abonnieren
KONTO AKTIVIEREN (Aktivierungslink per E-Mail, DSGVO-Zustimmung beim ersten Login erforderlich).
Gesamter Dienstplan aller Assistenten
Nur deine eigenen Schichten
Alle Zeiten, die noch nicht vergeben sind
Geleistete Netto-Stunden
Geschätzte Gesamtvergütung inkl. Zuschlägen
Eingetragene Schichten
Freigegebene Ausnahmen
Übersicht nach Assistenten
Stundenkontingente & Auszahlungsbeträge| Assistent | Stundensatz | Sollstunden | Geplant | Geplant nächster Monat | Abgerechnet | Auszahlung (Schätzung) | Status | Drive-Stundennachweis | Stundennachweis |
|---|
Einzelaufstellung
0 Dienste| Datum | Assistent | Uhrzeit | Stunden | Admin | Urlaub | Krankheit | Tätigkeit | Kollision | Status | Aktionen |
|---|
Google Drive Stundennachweis (Original-Excel)
Prüfe...Vergleich der Iststunden in AsPA mit dem Monats-Stundenzettel auf Google Drive.
Eingereichter Stundennachweis (PDF-Upload)
GeprüftVergleich der aktuell erfassten AsPA-Zeiten (Ist- bzw. Planzeiten) mit den Werten aus dem hochgeladenen Stundennachweis.
Netto-Arbeitszeit
Tagschicht
Nachtschicht
Sonntagsschicht
Thüringen
Erholungsurlaub
Arbeitsunfähig
à ••• € / h
Vergütungsberechnung Admin-Ansicht
Kalkulierte Grundvergütung zzgl. Zuschlägen für Sonn- und Feiertage
0,00 h à ••• € / h
0,00 h Nacht à ••• € / h
0,00 h So. à ••• € / h
0,00 h Feiert. à ••• € / h
0,00 h 31.12. à ••• € / h
0,00 h à ••• € / h
Hinweis: Dies ist nur eine Schätzung. Der verbindliche Wert wird durch die Lohnbuchhaltung ermittelt. Treffen für dieselbe Arbeitsstunde mehrere Zuschlagstatbestände zusammen, wird grundsätzlich nur der jeweils höchste Zuschlag gezahlt.
Stundennachweis: —
Lückenlose Tagesaufstellung mit automatischer Aufteilung in Tag- (06:00–22:00) und Nachtzeiten (22:00–06:00) gemäß Monatsreport-Formel.
| Tag | Wochentag | Urlaub / Krank | Beginn | Ende | Pause | h Gesamt | h Tag (06–22) | h Nacht (22–06) | h Sonntag | h Feiertag | Tätigkeit / Ort | Kalender |
|---|
Arbeitszeitkonto
Monatliche Gegenüberstellung von Anfangssaldo, Soll-, Ist- und Ausfallstunden, Auszahlungen und Endsaldo
Vertragliche Vorgabe
Geleistete Dienste
Urlaub & Krankheit
Vergütet / Entnommen
Übertrag / Endstand
Arbeitszeitkonto-Übersicht
| Monat | Jahr | Mitarbeiter | Anfangssaldo | Sollstunden | anerkannte Arbeitsstunden | bezahlte ausfallstunden | ausgezahlte stunden | Auszahlungsbetrag (€) | endsaldo | Status | Aktionen |
|---|
Keine Einträge für den gewählten Zeitraum vorhanden
In dieser Übersicht werden eventuell nur freigegebene monatliche Salden aufgelistet. Sollte ein Monat noch nicht aufgeführt sein, ist dieser eventuell noch vom Admin in Bearbeitung.
Arbeitszeitkonto anpassen
Mitarbeiter & Monat
Stundennachweis-Überwachung
Prüfung und Bestätigung der von Assistenten eingereichten, unterschriebenen Monats-Stundennachweise an Bea sowie automatisierte E-Mail-Erinnerungen.
| Mitarbeiter | Stunden | Status | PDF-Nachweis | Bestätigt durch / am | Erinnerung | Bemerkung | Aktionen |
|---|
Keine Einträge gefunden
Für diesen Monat oder Filter liegen keine Nachweise vor.
Team & Benutzerverwaltung
Zentrale Verwaltung aller Teammitglieder (Owner, Auftraggeber, Admin, Assistenten, Viewer) mit Rollen, monatlichen Stundenlimits, Stundensätzen und Farben.
Datenschutz & Kommentar-Sichtbarkeit
Begründungen für Ausnahmegenehmigungen (z.B. warum zwei Assistenten gleichzeitig im Einsatz sind) sind strikt vertraulich.
Sie sind ausschließlich für Owner, Auftraggeber und die am Dienst beteiligten Assistenten im Klartext sichtbar.
Für alle anderen Benutzer und Assistenten wird der Kommentar automatisch als 🔒 Vertraulich geschützt.
Teammitglieder & Benutzer
Daniel| Teammitglied | Rolle | Sollstunden | Ø Dienststunden | Vergütung | Farbe | Status | Aktionen |
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Assistenznehmer (Mandanten)
Jeder Assistenznehmer besitzt eigene Schichten, Monatsabrechnungen und zugewiesene Teammitglieder
| Assistenznehmer | Mandantenschlüssel (Key) | Kontakt (E-Mail / Tel) | Farbe | Betreuungsinfos & Notizen | Status | Aktionen |
|---|
Einstellungen & Kalender-Vergleich
Google Kalender Soll-Ist-Vergleich, Cloud SQL Sicherung (GCP), E-Mail-Server (SMTP) und System-Konfiguration
Daten von Produktiv-Version importieren
Prüfe Verbindung...In der lokalen Entwicklungsversion und Staging-Umgebung werden Daten direkt von der Produktiv-Instanz (as-pa.info) importiert.
Google Kalender Vergleich & Abdeckung
Soll-Ist & Abdeckungs-PrüfungTermine mit Google Kalender vergleichen und Dienstplan-Abdeckung zeitgleich prüfen
Automatische Synchronisation (Auto-Sync)
Sendet nach jedem Kalenderabgleich/Sync eine Übersicht der synchronisierten Dienste per E-Mail.
Sicherheitsregel: Kollidierende Dienste und Doppelbelegungen werden beim automatischen Sync übersprungen und im manuellen Vergleich zur Freigabe vorgelegt.
Tägliche Kalender-Bereinigung
Steuert das automatische Bereinigungsverfahren beim täglichen Kalenderabgleich (z. B. morgens um 07:00 Uhr via Cloud Scheduler).
Neue Google-Termine werden automatisch importiert, verkettete Schichten zusammengeführt und Abweichungen in AsPA aktualisiert. Dienste nur in AsPA verbleiben sicher und werden im E-Mail-Bericht zur manuellen Kontrolle aufgelistet.
Keine automatischen Datenänderungen oder Importe in AsPA. Abweichungen werden lediglich analysiert und im System erfasst.
Sendet morgens eine Status-E-Mail bei gefundenen Kalender-Abweichungen an den Owner.
Synchronisations-Protokoll (Letzte Läufe)
Direkte Kalender-Anbindung (Kein Google Sheets oder Apps Script erforderlich!):
Google schützt persönliche Kalender. Um deine Termine direkt einzulesen und zu vergleichen, benötigst du die geheime iCal-Adresse deines Kalenders:
- Öffne Google Kalender im Browser am Computer: calendar.google.com
- Klicke links in der Kalenderliste neben deinem Kalender auf die drei Punkte → Einstellungen und Freigabe
- Scrolle nach unten zum Bereich "Kalender integrieren"
- Kopiere die "Geheime Adresse im iCal-Format" (sie endet auf
/basic.ics) - Füge sie unten in das Adressfeld ein und klicke auf "Google Kalender vergleichen".
Für jede Umgebung wird ein separater Google Kalender verwendet, damit Testdaten den Live-Kalender nicht beeinflussen.
Wichtig: Verwende die "Geheime Adresse im iCal-Format" (endet auf /basic.ics). Bitte nicht den HTML-Einbettungs-Link (embed?src=...) verwenden.
Erweiterte Optionen: Google Apps Script Webhook (Optional)
Diese Anbindung wird nur benötigt, falls Termine über ein eigenes Google Apps Script eingelesen werden sollen. Für den Standard-Kalender-Vergleich ist sie nicht erforderlich.
Falls du Apps Script nicht nutzt, lasse dieses Feld einfach leer.
Cloud SQL Datenbank-Sicherung (GCP)
Automatisch aktivTägliche automatische Sicherungen & Point-in-Time-Recovery (PITR) in Google Cloud Platform (europe-west3) • Nur für Owner sichtbar
Löscht vor dem Produktivstart alle Test- und Entwicklungs-Audit-Logs und initialisiert eine saubere, revisionssichere Go-Live-Baseline. Nur für den Owner verfügbar.
Status Ihrer datenschutzrechtlichen Kenntnisnahme und Einwilligung zur Datenverarbeitung.
Aus der Google Cloud Console (APIs & Dienste -> Anmeldedaten -> OAuth-Client-ID für Webanwendungen)
E-Mail-Server für Anmeldecodes (SMTP)
Konfiguriere deinen SMTP-Server (z.B. Gmail, GMX, IONOS), um echte Bestätigungscodes per E-Mail zu versenden.
Kommagetrennte E-Mail-Adressen für Kalender-, Kollisions- und Status-E-Mails an den Inhaber.
AsPA Mail-Agent
admin@as-pa.info
Autonome Beantwortung von Schicht- & Dienstabfragen für hinterlegte Assistenten und Mandanten
Freigabe-Verantwortlicher & Sollstunden-Planungsgrenze
Wähle den Benutzer für Ausnahmegenehmigungen aus und lege fest, ab wie viel Prozent der monatlichen Sollstunden (z.B. 90% von 100h = 90h) keine weiteren Dienste mehr geplant oder abgerechnet werden dürfen (Reserve für Ausfälle).
Reserve-Schwellwert für Monat aufheben
Admins, Eigentümer und Auftraggeber können den Schwellwert für die Reserve für den jeweiligen Monat aufheben. Es gibt dann für diesen Monat keine Grenzen mehr bzgl. des Buchens neuer Dienste. Am Anfang des nächsten Monats wird der Schwellwert automatisch wieder auf den ursprünglichen Wert zurückgesetzt.
Kollisions-Schwellenwert (Übergabepuffer)
Schwellenwert für Dienstüberschneidungen in Minuten. Überschneidungen bis einschließlich diesem Wert werden im Dienstplan orange als Übergabepuffer/leichte Überschneidung dargestellt, darüber hinaus rot als kritische Kollision/Doppelbelegung.
Google Kalender Synchronisation: Kollisions-Benachrichtigung
Wenn Termine aus Google Kalender nach AsPA synchronisiert werden und Überschneidungen größer als der Schwellenwert entstehen, wird automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail versendet. Betroffene Assistenten erhalten nur dann eine E-Mail, wenn sie der Datenschutzerklärung (DSGVO) zugestimmt haben. Andernfalls (oder bei Wahl des Admins) wird die E-Mail an den konfigurierten Administrator gesendet.
Vorab-Buchungsfristen
Maximale Frist für reguläre Dienstbuchungen im Voraus. Werden Dienste über diesen Fristen geplant, wird ein Freigabeflag gesetzt (Status „Genehmigung ausstehend“) mit dem Hinweis, sich vorher mit dem Auftraggeber abzustimmen.
Zuschläge für Nacht-, Sonn-, Feiertags- & Silvesterarbeit
Definiere die prozentualen Zuschläge auf den Bruttostundenlohn. Treffen für dieselbe Arbeitsstunde mehrere Zuschlagstatbestände zusammen, wird grundsätzlich nur der jeweils höchste Zuschlag gezahlt.
Blickschutz für Eurobeträge
Schützt vor zufälligen Blicken auf Eurobeträge (Stundenlöhne, Gehälter, Gesamtkosten und Auszahlungen). Beträge müssen manuell über die Kopfzeile freigeschaltet werden und sperren sich automatisch nach Ablauf der Zeit oder bei Seitenwechsel.
Status-Update & Dienstplan-Abdeckung (Agent)
Überwacht regelmäßig die Dienstplan-Abdeckung ab dem aktuellen Tag und sendet automatisch ein Status-Update an den Freigabe-Verantwortlichen und Admins (inklusive Tage mit Überdeckung in Rosa, Unterdeckungen und Berechnung freier Assistentenkontingente).
Automatischer Versand der Status-E-Mail
Regelmäßiger Versand des wöchentlichen Assistenzstatus per E-Mail
Google Drive Stundennachweise-Verzeichnis
BereitPfad oder Google Drive URL zum Ordner mit den monatlichen Excel-Dateien der Assistenten (Unterordner nach Vorname) zum automatischen Abgleich der Iststunden.
Wird 1x täglich automatisch im Hintergrund mit dem AsPA-Kalender abgeglichen. Nur für Admins, Owner und Auftraggeber sichtbar.
Datenbank-System
Aktiver Datenspeicher (PostgreSQL oder lokales SQLite)
Manuelle CSV-Schnittstelle
Sie können jederzeit die aktuellen Planungs- und Abrechnungsdaten als Excel/Google-Sheets-kompatible CSV-Datei herunterladen.
Vollständige CSV-Tabelle herunterladenRevisionssichere Historie & Audit-Log
Lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Änderungen nach GoBD & DSGVO
Jede Erstellung, Modifikation, Genehmigung und Löschung von Diensten, Benutzerkonten und Einstellungen wird mit Zeitstempel, Akteur und Vorher-/Nachher-Diffs protokolliert. IP-Adressen werden zum Schutz der Privatsphäre automatisch gekürzt gespeichert.
Betroffenenrechte (Art. 15 & 20)
Laden Sie alle über Sie gespeicherten Stammdaten, Dienstzeiten und Audit-Protokolle als deutsche Excel-kompatible CSV-Datei herunter.
| Zeitpunkt | Benutzer | Aktion | Bereich / Dienst-Nr. | Details & Begründung | IP-Adresse | Diff / Verlauf |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Audit-Logs werden geladen... | ||||||
Verarbeitungszweck
Planung, Dokumentation und Abrechnung persönlicher Assistenzleistungen sowie Nachweiserbringung gegenüber Kostenträgern.
Rechtsgrundlagen
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Dienstvertrag) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO (steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten).
Speicherdauer & Anonymisierung
Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses werden Kontaktdaten auf Wunsch anonymisiert. Zeiterfassungsdaten bleiben pseudonymisiert für 10 Jahre archiviert.