AsPA – Dokumentation & Praxisleitfaden v3.26.73

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Einführung & Grundprinzipien

Zweck im Persönlichen Budget (§ 29 SGB IX), Einzelassistenz-Gebot und Rechtsrahmen

§ 29 SGB IX Grundlage

AsPA (Assistenzplanung & Abrechnung) ist die zentrale Softwareplattform für die Arbeitsorganisation und Abrechnung von persönlicher Assistenz im Arbeitgebermodell. Sie sichert das selbstbestimmte Leben von Assistenznehmern und garantiert rechtssichere, prüfkonforme Nachweise für Kostenträger (Sozialamt, Eingliederungshilfe, Krankenkassen).

Prüfkonforme Nachweise

Kostenträger fordern lückenlose, tagesgenaue Arbeitszeitnachweise mit separater Aufteilung nach Tag-, Nacht-, Sonntags- und Feiertagsstunden sowie genauen Pausenabzügen.

Einzelassistenz-Gebot

Regulär finanziert der Kostenträger pro Zeitstunde genau eine Assistenzkraft. Zeitliche Überschneidungen zweier Dienste (Doppelbelegungen) müssen ausdrücklich begründet und vom Assistenznehmer genehmigt sein.

Revisionssicherheit & DSGVO

Jede Dienständerung, Genehmigung und Zeitkorrektur wird automatisch im revisionssicheren Audit-Log mit Zeitstempel protokolliert. Nach Monatsabschluss sind Schichten unveränderbar gesperrt.

Die eiserne Grundregel von AsPA

„Ein Assistenznehmer – Ein Dienst gleichzeitig – Lückenlose Nachweise“

Tragen zwei Assistenten zur selben Uhrzeit Schichten für denselben Klienten ein, erkennt das System sofort eine Kollision. Solche Schichten erhalten im Dienstplan einen auffälligen gelben Rahmen und erfordern die Genehmigung des Assistenznehmers. Ausgenommen hiervon sind kurze Überschneidungen bis 15 Minuten zur reinen Dienstübergabe.

Mandantenfähigkeit (Klienten-Wechsler)

AsPA unterstützt mehrere Assistenznehmer/Klienten mandantensicher. In der oberen Menüleiste (auf Desktop und Smartphone) befindet sich der Klienten-Wechsler. So kann das Team nahtlos zwischen verschiedenen Budgets umschalten, ohne sich neu anzumelden. Daten, Stundennachweise und Schichten bleiben strikt getrennt.

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Erste Schritte, Login & Benutzeroberfläche

Anmeldung, Aktivierungslinks, persönliche Kalenderfarbe & Navigation

Anmeldung

Weg 1: Google One-Tap Login

Klicke auf „Mit Google anmelden“ und wähle dein bei AsPA registriertes Google-Konto. Du wirst ohne Passworteingabe sofort mit deiner hinterlegten Rolle eingeloggt.

Weg 2: E-Mail-Einmalcode (OTP)

Gib deine registrierte E-Mail-Adresse ein und klicke auf „Code anfordern“. Du erhältst innerhalb von Sekunden einen 6-stelligen Sicherheitscode per E-Mail zugestellt.

Weg 3: Aktivierungs-Link

Neue Teammitglieder erhalten eine Einladungs-E-Mail mit persönlichem Aktivierungslink. Ein Klick aktiviert das Konto und öffnet die DSGVO-Zustimmung.

Persönliche Kalenderfarbe

Klicke oben rechts im Header (oder im Smartphone-Menü) auf das Farbpaletten-Symbol. Wähle deine persönliche Farbe – alle deine Schichten werden im Kalender sofort in deinem Farbton hervorgehoben.

Benutzer-Simulation (Nur Admins)

Koordinatoren und Admins können über den Benutzerwechsler oben rechts in die Perspektive eines Assistenten schlüpfen, um dessen Ansicht, Zeiten oder Freigaben direkt zu prüfen.

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Rollen & Berechtigungen (RBAC)

Rechtehierarchie, Datenschutzmaskierung & serverseitige Sicherheitsprüfungen

Leitung & Admin

AsPA arbeitet mit einer strikten rollenbasierten Zugriffskontrolle (Role-Based Access Control, RBAC). Jede Aktion wird serverseitig in der API gegen die hinterlegte Rolle validiert:

Auftraggeber Owner

Der Assistenznehmer und rechtliche Arbeitgeber. Hat die volle Weisungshoheit: Schichten genehmigen, Kollisionen freigeben, Überstunden anerkennen und den Monatsabschluss verbindlich sperren.

Admin & Koordinator Vollzugriff

Organisiert den Dienstplan, pflegt Mitarbeiterstammdaten, Vergütungsmodelle und Stundensätze, verwaltet den Google Kalender Sync & Reconcile und überwacht Drive-Stundennachweise.

Assistent Mitarbeiter

Sieht den Dienstplan, erfasst eigene Ist-Zeiten, Pausen und Übergabenotizen, übernimmt freie Schichten in der Schichtbörse und reicht seinen monatlichen Stundennachweis ein.

Viewer / Prüfer Nur Lesen

Reines Leserecht für gesetzliche Betreuer, Angehörige oder Kostenträger-Prüfer. Keine Schreibrechte, kein Zugriff auf sensible Bank- oder Lohnstammdaten.

Automatische Maskierung von Löhnen & vertraulichen Daten

Um den Datenschutz auf geteilten Bildschirmen zu wahren, maskiert AsPA Stundenlöhne und Monatsgehälter bei Assistenten und Viewern serverseitig. Ebenso sind medizinische Begründungstexte von Kollisionen (request_comment) und Überstundengründe (overtime_reason) für unbeteiligte Kollegen als 🔒 Vertraulich geschützt.

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Der Kalender – Herzstück der Dienstplanung

Planung, Eintragstypen, Buchungsfristen, Status-E-Mail & Google Reconcile

Kernmodul

Im Kalender laufen alle Schichten, Abwesenheiten und Planungen zusammen. Er bietet Monats-, Wochen- und Tagesansichten sowie eine strukturierte tabellarische Monatsliste.

Unterstützte Eintrags-Typen:

1. DIENST (Reguläre Schicht)

Reguläre Arbeitszeit. Fließt mit Start-, End- und Pausenzeit in die Stundenabrechnung ein.

2. KRANKHEIT (AU / Lohnfortzahlung)

Erzeugt einen Revisions-Snapshot der geplanten Stunden für den gesetzlichen Fortzahlungsnachweis (§ 4 EFZG).

3. URLAUB (Erholungsurlaub)

Dokumentiert Urlaubstage und fließt als anerkannte Ausfallzeit in das Arbeitszeitkonto (AZK) ein.

4. FREIZEITAUSGLEICH

Gezielter Abbau von Überstundenguthaben auf dem AZK zur Erholung bei vollem Monatsentgelt.

5. BEREITSCHAFT (Rufbereitschaft)

Dokumentiert Bereitschaftszeiten außerhalb der Kernarbeitszeit nach vertraglicher Vereinbarung.

6. AUSFALL (Annahmeverzug)

Dienst fiel durch Absage des Klienten aus (§ 615 BGB). Stunden werden vergütet, belasten aber keine Fremdkollision.

Vorlaufzeiten & Vorab-Buchungsfristen (Advance Booking Limit)

Um eine faire Schichtverteilung zu sichern, gelten für Assistenten klare Buchungshorizonte:

Festangestellte & Midijobber: Standardmäßig bis zu 2 Monate im Voraus planbar (individuell pro Assistent anpassbar).
Minijobber (538-€-Basis): Standardmäßig bis zu 1 Monat im Voraus planbar (individuell pro Assistent anpassbar).

Buchungen über diese Frist hinaus werden nicht blockiert, sondern als GENEHMIGUNG_AUSSTEHEND mit gelbem Rahmen markiert. Der Auftraggeber kann die Schicht prüfen und mit einem Klick freigeben.

Wöchentlicher Assistenzstatus (Status-E-Mail & Dienstplan-Monitor)

Automatisierter Frühwarnbericht zur Abdeckung der kommenden 14 Tage

Monitoring

Jeden Montag versendet AsPA automatisch eine strukturierte Status-E-Mail an Leitung und Auftraggeber. Der Bericht umfasst:

1. Dienstabdeckung

Prozentuale Besetzung der 24h-Assistenz der nächsten 14 Tage (Farbcode: Dunkelgrün 100%, Rosa bei Lücken).

2. Schichtbörse

Übersicht aller noch unbesetzten Dienste mit direktem Übernahme-Link für das Assistenzteam.

3. Genehmigungen

Auflistung aller Schichten mit Kollisionen oder offenen Überstundenbegründungen.

Google Kalendervergleich, Reconcile & 2-Wege-Synchronisation

Architektur, automatisierte Erkennungslogik, 4-Kategorien-Differenzabgleich & Cloud Scheduler

Admin- & Leitungs-Cockpit

1. Technische Anbindung & Verbindungswege

AsPA synchronisiert sich mit dem persönlichen Google Kalender des Auftraggebers über zwei flexible, ausfallsichere Integrationswege:

Weg A Direkte Geheime iCal-Adresse (.ics)

Ermöglicht den sekundenschnellen Leseabruf direkt aus Google Kalender ohne Google Cloud OAuth2-Registrierung oder Apps Script. Kopiere in Google Kalender unter Einstellungen → Meinen Kalender integrieren die „Geheime Adresse im iCal-Format“ (endet auf /basic.ics) und hinterlege sie im AsPA-Reiter Synchronisation.

Weg B Google Apps Script Webhook (Code.gs)

Für vollen bidirektionalen Schreib- und Löschzugriff (z. B. Dienste in Google Kalender anlegen, verschieben, stornieren oder redundante Duplikate automatisch bereinigen). Der Code liegt im Repository unter google_script/Code.gs und wird als Web-App bereitgestellt.

Strikte Umgebungs-Trennung (Lokal vs. Staging vs. Produktiv): AsPA verwaltet für jede Betriebsumgebung (lokale Entwicklung auf localhost, Staging-Testserver auf staging.as-pa.info und die Produktiv-Instanz auf as-pa.info) ein eigenes, separates Google-Kalender-Konto. Hierdurch ist technisch garantiert, dass Testdienste oder Entwicklungsdaten niemals in den echten Live-Kalender der Assistenz einfließen.

2. Schicht-Klassifizierung, Präfix-Syntax & intelligenter Namens-Parser

Beim Kalenderabgleich analysiert AsPA Termintitel, Notizen und Zeiten anhand einer standardisierten Syntax und intelligenter NLP-Algorithmen:

D: <Assistent>

Regulärer Dienst (z. B. D: Jonas oder Dienst Sarah). Fließt voll in Soll/Ist-Zeiten und Kontingente ein.

E: <Tätigkeit>

Externer Termin oder geblockter Zeitraum ohne Assistenz (z. B. E: Physiotherapie). Keine Lohnabrechnung.

I: <Info> | U: | K:

Informationstermine (I:) sowie ganztägige Abwesenheiten für Urlaub (U:) und Krankheit (K:).

Der mehrstufige Mitarbeiter-Zuordnungsalgorithmus:

E-Mail- & Namensabgleich: Erkennt den Assistenten an seiner E-Mail-Adresse, dem vollen Vor- und Nachnamen sowie dem reinen Vornamen mit Wortgrenzen-Prüfung.
Rufnamen & Spitznamen (Nicknames): Hinterlegte Rufnamen (z. B. „Bea“ für Beate) werden direkt zugeordnet.
Tolerante Namensvarianten (Aliase): Automatisches Mapping gängiger Schreibweisen (z. B. Jessy ↔ Jessi, Anny ↔ Anni, Aron ↔ Aaron, Dani ↔ Daniel).
Anonymisierte Maskierungs-IDs: Erkennt pseudonymisierte Einträge wie Assistent #32 für revisionssichere Tests.
DSGVO-Klarnamen-Bereinigung: Beim Import nach AsPA werden Personennamen automatisch aus Freitextfeldern (Tätigkeit, Notizen) herausgefiltert (clean_assistant_names_from_text).
Schutz vor Testdaten: Testschichten mit IDs wie 88xxx werden niemals in den Google Kalender geschrieben und bei Duplikaten sofort entfernt.

3. Das 4-Kategorien-Reconcile-Verfahren (Differenzmatrix)

Beim Klick auf „🔄 Kalender vergleichen“ gleicht AsPA den gewählten Zeitraum sekundengenau ab und ordnet alle Feststellungen in eine transparente 4-Kategorien-Matrix:

Kategorie 1: Nur in Google Kalender (Neu) Importieren

Termine, die der Auftraggeber spontan in Google Kalender eingetragen hat. AsPA schlägt vor, sie als neue Schichten in den AsPA-Dienstplan zu importieren.

Kategorie 2: In Google gelöscht / Nur in AsPA Löschen / Storno

Ein Termin wurde im Google Kalender gelöscht (Schichtabsage). Da Google als Master für Dienstausfälle gilt, schlägt AsPA die Entfernung oder Stornierung in AsPA vor (oder den Export, falls der Dienst neu in AsPA angelegt wurde).

Kategorie 3: Zeit- & Personen-Abweichungen Aktualisieren

Start-/Endzeiten oder eingeteilte Assistenten weichen voneinander ab. Das System zeigt Vorher-Nachher transparent an und lässt wählen: AsPA an Google anpassen (update_aspa) oder Google mit AsPA überschreiben (update_google).

Kategorie 4: Duplikate & SyncToken-Schutz Bereinigen

Erkennt verwaiste Export-Events im Google Kalender (z. B. durch wiederholtes manuelles Eintragen) und löscht diese per Klick (delete_google). Bereits synchrone Schichten werden durch kryptografische SyncTokens gegen Echo-Schleifen geschützt.

Sicherheitsfilter im Reconcile-Dialog: Nur unkritische (wählt Importe & Aktualisierungen vor, schützt vor versehentlichen Löschungen)

Lückenlose Protokollierung im Revisions-Audit-Log

4. Automatischer Hintergrund-Sync & Täglicher Cloud Scheduler (07:00 Uhr)

Zyklischer Hintergrund-Sync

Kann in den Systemeinstellungen auf 15, 30, 60, 120 Minuten oder 24 Stunden eingestellt werden. Bei unkritischen Schichten gleicht AsPA den Kalender selbsttätig ab. Kollidierende Doppelbelegungen werden stets zur manuellen Freigabe vorgelegt.

Täglicher Morgen-Report (07:00 Uhr)

Über einen Cloud Scheduler Job (daily_calendar_compare_check.py) führt AsPA jeden Morgen um 07:00 Uhr einen automatischen Vergleich durch. Wurden Abweichungen festgestellt, erhält der Inhaber (Owner) sofort einen übersichtlichen HTML-Statusbericht per E-Mail.

5. Einzelschicht-Push & Persönliche ICS-Handy-Kalenderabos

Einzelschicht-Sync per Knopfdruck

Wird eine Schicht in AsPA kurzfristig verlegt, kann sie über den Button „Google Push“ direkt in den Google Kalender übertragen werden. Bereits bestehende Google-Events werden über /api/shifts/{id}/google-calendar-matches automatisch erkannt und sauber verlinkt.

Smartphone-Kalenderabo für Assistenten

Jeder Assistent kann seinen persönlichen Schichtkalender per Ein-Klick-Abo (/api/calendar/assistant/{uid}.ics) in die Google Calendar App auf Android oder Apple Kalender auf iOS einbinden. Änderungen im Dienstplan erscheinen minutenschnell auf dem Smartphone.

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Kollisionserkennung & Genehmigungsworkflow

Doppelbelegungen, Übergabe-Toleranz und Freigabeprozess für Kostenträger

Qualitätssicherung

Eine Kollision entsteht, wenn sich zwei Dienste zeitlich überschneiden. Da Kostenträger grundsätzlich nur eine Assistenzkraft gleichzeitig finanzieren, schützt die automatische Kollisionsprüfung vor Regressforderungen und Verweigerung der Kostenerstattung.

Intelligente Schichtübergabe-Toleranz (15-Minuten-Kulanz)

Überschneiden sich zwei Dienste um bis zu 15 Minuten (z.B. Frühdienst bis 14:15 Uhr, Spätdienst ab 14:00 Uhr), stuft AsPA dies als notwendige Dienstübergabe ein. Es wird kein Fehlalarm ausgelöst, und der Plan bleibt ungestört.

Der formelle Genehmigungsworkflow bei Doppelassistenz:

1 Kollision entsteht

Eine Schicht überschneidet sich um mehr als 15 Min. Die Schicht erhält Status GENEHMIGUNG_AUSSTEHEND.

2 Prüfung durch Arbeitgeber

Der Assistenznehmer prüft den Grund (z.B. Ausflug, Arztbegleitung, Umzugshilfe, erhöhter Pflegebedarf).

3 Begründung erfassen

Der Arbeitgeber klickt auf „Freigeben“ und trägt eine stichhaltige Begründung für den Kostenträger ein.

4 Freigabe & Revisionssicherheit

Der gelbe Rahmen verschwindet. Die Freigabe wird im Audit-Log revisionssicher mit Zeitstempel protokolliert.

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Das Kontingent-Band (Monats-Ribbon) & Budget-Ampel

Budgetüberwachung, Minijob-Schutz (538 €) und Schichtreserve-Overrides

Budgetkontrolle

Direkt über dem Kalender zeigt das farbige Kontingent-Band für jeden Mitarbeiter den aktuellen Planungs- und Abrechnungsstand im Verhältnis zum Monatslimit.

Die 3 Stufen der Kontingent-Ampel:

🟢 GRÜN: < 85 % Planmäßig

Die geplanten Stunden liegen voll im vertraglichen Rahmen. Ausreichend Restkontingent für Zusatzschichten vorhanden.

Handlung: Keine Maßnahmen erforderlich.

🟡 GELB: 85 % – 100 % Vorwarnung

Das Monatslimit ist fast erreicht. Bei Minijobbern (538 €) droht bei weiteren Diensten die Überschreitung der Geringfügigkeitsgrenze.

Handlung: Schichten auf andere Kollegen umverteilen oder Reserve prüfen.

🔴 ROT: > 100 % Überschritten

Das vereinbarte Limit ist überschritten! Bei Minijobbern drohen Nachzahlungen zur Sozialversicherung.

Handlung: Schicht kürzen, tauschen oder formellen Schichtreserve-Override setzen.

Schichtreserve-Override (Berechtigte Überschreitungen)

Muss ein Assistent krankheitsbedingt für einen Kollegen einspringen, kann der Koordinator das Häkchen „Schichtreserve-Override“ aktivieren. Dadurch wird die Schicht trotz Limitwarnung gespeichert und für die Abrechnung freigegeben, während der Audit-Trail den Vorgang sauber dokumentiert.

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Abrechnung, Iststunden & Schicht-Lebenszyklus

5-stufiger Statuszyklus, Ist-Zeiterfassung, Pausenregeln & Überstundenfreigabe

Abrechnung

Der 5-stufige Schicht-Lebenszyklus in AsPA:

Stufe	Status	Visuelle Kennzeichnung	Bedeutung im System	Lohnwirksamkeit	Bearbeitbarkeit
1	GEPLANT	Blau	Zukünftiger Dienst im Rahmendienstplan. Erscheint im Kalender-Abo des Assistenten.	Nein (Vorschau)	Admin, Koordinator, Arbeitgeber
2	GENEHMIGUNG_AUSSTEHEND	Gelber Rahmen	Kollision oder Buchung über Vorlauf-Limit. Wartet auf formelle Freigabe des Auftraggebers.	Gesperrt bis Freigabe	Auftraggeber (Freigabe)
3	ERBRACHT	Grün	Dienst geleistet. Tatsächliche Ist-Zeiten und Pausenabzüge sind hinterlegt.	Ja (Berechnungsgrundlage)	Assistent, Koordinator
4	ABGERECHNET	Grau / Schloss 🔒	Monatsabschluss final durchgeführt. Schicht schreibgeschützt zur Prüfsicherheit.	Final fixiert	Gesperrt (Revisionsschutz)
5	STORNIERT	Rot / Durchgestrichen	Wegen Krankheit/Urlaub ausgefallen. Revisionsnachweis für Entgeltfortzahlung (§ 4 EFZG).	Ausfallzeit (EFZG)	Historie unveränderbar

Gesetzliche Pausenregelungen (§ 4 ArbZG)

AsPA berechnet die Netto-Arbeitszeit unter strikter Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes:

Arbeitszeit von 6 bis 9 Stunden: Mindestens 30 Minuten Ruhepause.
Arbeitszeit von über 9 Stunden: Mindestens 45 Minuten Ruhepause.

Pausen werden im offiziellen Stundennachweis exakt von der Bruttoarbeitszeit abgezogen.

Dienstübergabe-Notizen (Handover Notes)

Am Ende des Dienstes kann die Assistenzkraft wichtige Übergabeinformationen (z.B. Medikation, Termine, Besonderheiten im Tagesablauf) direkt an der Schicht hinterlassen. Die nachfolgende Kollegin sieht die Notiz sofort im Kalender.

Überstunden & Mehrarbeit: Das Vier-Augen-Prinzip

Übersteigt die tatsächliche Ist-Arbeitszeit die ursprünglich geplanten Schichtstunden (Ist > Plan), greift automatisch der vierstufige Kontrollprozess:

1. Begründungspflicht

Der Assistent muss zwingend das Feld overtime_reason ausfüllen (z.B. Arztbesuch verzögert, Akutbegleitung).

2. Status „OFFEN“

Die Schicht wird mit Status OFFEN markiert. Eine Selbstfreigabe durch den Assistenten ist serverseitig gesperrt.

3. Freigabe durch Arbeitgeber

Der Auftraggeber entscheidet: BESTAETIGT (fließt ins AZK/Lohn), STRITTIG oder ABGELEHNT.

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Der offizielle Stundennachweis für Kostenträger & 4-Säulen-Zuschläge

4-Säulen-Split, Thüringer Feiertagsrecht, Günstigkeitsregel & PDF/Excel-Exporte

Amtlicher Nachweis

Der offizielle Stundennachweis ist das juristische Abrechnungsdokument für Sozialamt, Eingliederungshilfe und Steuerberater. Er zerlegt jede geleistete Netto-Arbeitsstunde präzise nach den 4 Säulen der Arbeitszeit:

Säule	Zeitfenster	Steuerfreier Zuschlag (§ 3b EStG)	Besonderheiten
1. Tagstunden	06:00 – 22:00 Uhr	Regulärer Grundlohn	Standard-Werktagsarbeitszeit.
2. Nachtstunden	22:00 – 06:00 Uhr	+ 25 % (ab 00:00 Uhr + 40 %)	AsPA trennt Nachtstunden mit automatischem Mitternachtsschnitt exakt auf.
3. Sonntagsstunden	Sonntag 00:00 – 24:00 Uhr	+ 50 % Zuschlag	Gilt für alle Kalenderstunden des Sonntags (auch in Folgetage hinein bis 04:00 Uhr).
4. Feiertagsstunden	Feiertag 00:00 – 24:00 Uhr	+ 125 % Zuschlag (Silvester ab 14:00)	Automatisch kalibriert nach Thüringer Feiertagsrecht.

Das gesetzliche Günstigkeitsprinzip

Fällt ein Feiertag auf einen Sonntag (z.B. Ostersonntag oder Pfingstsonntag), werden Zuschläge nicht doppelt addiert. Das Gesetz und AsPA wenden das Günstigkeitsprinzip an: Es wird ausschließlich der höhere Feiertagszuschlag (125 %) gewährt. Nachtzuschläge dürfen jedoch kumuliert werden!

Praxisbeispiel Nachtschicht (20:00 – 04:00 Uhr)

Bruttozeit (8h) abzüglich 30 Min. Pause: 7.50 h Netto

Tagstunden (20:00 – 22:00 Uhr anteilig): 1.88 h

Nachtstunden (22:00 – 04:00 Uhr anteilig): 5.62 h

Export-Formate für Kostenträger und Steuerberatung: Druckbares PDF mit digitaler Unterschriftenleiste oder Excel-CSV mit UTF-8-BOM zur fehlerfreien Umlautdarstellung.

📄 PDF-Druck 📊 Excel (BOM)

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Das Arbeitszeitkonto (AZK) & Auszahlung

Saldenberechnung, Gleitzeitguthaben, Überstundenauszahlung und Kappungsgrenzen

Stundenkonto

Das Arbeitszeitkonto (AZK) sichert die finanzielle Stabilität im Arbeitgebermodell. Festangestellte erhalten ein verlässliches monatliches Festgehalt. Schwankende Schichtstunden werden auf dem Gleitzeitkonto saldiert und in die Folgemonate übertragen.

Mathematische Salden-Formel: Rechtssicher

Endsaldo = Anfangssaldo + (Anerkannte Ist + Ausfall) − Sollstunden − Ausgezahlt

Ausfallstunden (Urlaub, Krankheit mit Entgeltfortzahlung § 4 EFZG) zählen voll als erbrachte Leistung. Ein Ausfall verringert das Stundenkonto nicht!

Fall A: Mehrarbeit geleistet

Soll 160h, Ist 172h (+12h Überstunden). Der Saldo wächst von +5h auf +17h Guthaben.

Fall B: Krankheitsausfall

Soll 160h, Ist 120h + 40h Lohnfortzahlung = 160h. Der Saldo bleibt unverändert stabil.

Fall C: AZK-Auszahlung

Mitarbeiter lässt sich 10h Überstunden auf dem Lohnzettel auszahlen. Der Endsaldo sinkt um 10h.

Wichtiger Hinweis zu Minijobbern (538-€-Basis):

Geringfügig Beschäftigte besitzen in AsPA kein Gleitzeitkonto (AZK), da sie stundenbasiert vergütet werden. Jede Schicht wird im Leistungsmonat direkt vergütet. Das Monatslimit überwacht strikt die 538-€-Grenze.

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Zeiterfassung, Google Sheets & Stundennachweis-Monitor

2-Wege-Tabellensync, automatisierter Soll-Ist-Abgleich von Excel/CSV-Nachweisen & 1-Klick-Mahnwesen

Zeiterfassung & Drive-Integration

Für Kostenträger, Lohnbuchhaltung und Betriebsprüfungen ist eine lückenlose, manipulationsfreie Zeiterfassung unerlässlich. AsPA verbindet die moderne Kalender-Planung mit einer bidirektionalen Google Sheets Anbindung sowie einem automatisierten Stundennachweis-Abgleich auf Google Drive.

1. Google Sheets 2-Wege-Synchronisation & Revisions-CSV

Automatische Tabellen-Spiegelung aller Schichten, Freigaben, Stundensätze und Benutzerstammdaten

Tabellen-Integration

Die Synchronisation mit Google Sheets ermöglicht es, alle Schichten und Benutzerdaten in einer zentralen Google-Tabelle zu spiegeln. Dies dient als transparentes Backup, zur externen Weiterverarbeitung in Tabellenkalkulationen oder für Steuerberater.

Tab 1: „Dienste“ (Vollständige Schichthistorie)

Exportiert jede Schicht mit ID, Datum, Typ (Dienst, Urlaub, Krankheit), Klient, Assistent, Start-/Endzeit, Pausenminuten, Netto-Stunden, Tätigkeit, Dienstort, Status (Geplant, Erbracht, Abgerechnet), Kollisions-Flag, Daniel-Freigabevermerk und Abrechnungsbetrag.

Tab 2: „Nutzer“ & „Assistenten“ (Mitarbeiterstammdaten)

Über die Apps Script Funktion transferTestUsersToSheet werden Benutzerstammdaten (Name, E-Mail, Rolle, Max-Stunden, Stundensatz, Telefon, Farbe, Aktiv-Status) direkt in die Google Tabelle übertragen und synchronisiert.

So richtest du die 2-Wege-Synchronisation mit Google Sheets ein:

Öffne deine Google Tabelle.
Klicke im oberen Menü auf Erweiterungen → Apps Script.
Füge den vollständigen Code aus der Datei google_script/Code.gs ein und klicke auf Speichern.
Wähle Bereitstellen → Neue Bereitstellung, wähle den Typ Web-App, setze den Zugriff auf Jeder und kopiere die Web-App-URL (endet auf /exec).
Trage die Web-App-URL in AsPA unter Einstellungen → Google Apps Script Webhook ein.
Fertig! Ein Klick auf „Google Sheets synchronisieren“ überträgt alle Schichten per Webhook (action=syncAll).

Revisionssicherer Excel- & CSV-Export mit UTF-8-BOM: Über das Modul export_shifts_to_csv erzeugt AsPA auf Knopfdruck eine tabellarische CSV-Datei mit deutschem Semikolon-Trennzeichen und integrierter UTF-8-Byte-Order-Mark (BOM). Dadurch öffnen Microsoft Excel, Google Sheets und LibreOffice alle deutschen Umlaute (ä, ö, ü, ß) und Währungssymbole (€) sofort perfekt formatiert ohne Zeichensatz-Fehler.

2. Google Drive Zeiterfassung & Intelligenter Excel-Parser

Automatisierter Soll-Ist-Abgleich zwischen Excel-Stundennachweisen auf Google Drive und AsPA-Kalenderstunden

Automatische Prüfung

Viele persönliche Assistentinnen und Assistenten führen ihre monatlichen Stundennachweise in offiziellen Excel-Vorlagen (.xlsx) oder CSV-Dateien auf einem gemeinsamen Google Drive Speicher. AsPA gleicht diese Tabellen vollautomatisch mit den tatsächlich erfassten Kalenderstunden ab.

Überwachte Google Drive Ordnerstruktur

AsPA scannt das konfigurierte Drive-Verzeichnis nach der Standardstruktur:

📁 Stundennachweise/
  ├── 📁 2026/09/ (Monatsordner)
  │   ├── Stundennachweis_Jonas_09_2026.xlsx
  │   └── Stundennachweis_Sarah_09_2026.xlsx
  └── 📁 Jonas Becker/ (Mitarbeiterordner)

Intelligenter In-Memory Excel-Parser

AsPA liest .xlsx-Dateien direkt im Speicher ohne externe Software:

Standard-Vorlage: Liest die Monats-Gesamtsumme direkt aus Zelle AC40 oder AF40.
Mitarbeiter & Monat: Prüft Zelle F5 (Name) sowie AH14 / AI14 (Monat/Jahr).
Dynamische Volltextsuche: Findet Summenzeilen über Schlüsselwörter wie „Gesamtstunden“, „h gesamt“ oder „Summe“.

Mathematischer Soll-Ist-Abgleich & Diskrepanzerkennung:

AsPA summiert alle erbrachten Schichten des Assistenten im AsPA-Kalender (Netto-Iststunden) und stellt diese der Zahl aus dem Excel-Stundennachweis gegenüber:

Differenz (Δ) = Stunden laut Drive-Nachweis − Netto-Iststunden laut AsPA-Kalender

🟢 Exakt Übereinstimmend (Δ = 0,00 h)

Kalenderzeiten und Excel-Nachweis stimmen minutengenau überein. Der Nachweis ist audit-sicher und bereit zur Abrechnung.

🟡 Abweichung (Δ ≠ 0,00 h)

Diskrepanz erkannt (z. B. unberücksichtigte Pausenzeit, abweichende Schichtzeiten oder vergessener Dienst). AsPA hebt die Differenz rot hervor.

3. Stundennachweis-Monitor (Dashboard) & 1-Klick-Mahnwesen

Übersicht der eingereichten Nachweise, PDF-Vorschau und automatisierte E-Mail-Erinnerungen

Mahnwesen & QS

Im Dashboard unter 📋 Stundennachweise (auch als Assistenten-Tab Stundennachweise erreichbar) überwacht die Einsatzleitung den Rücklauf aller unterschriebenen Nachweise vor dem finalen Monatsabschluss.

Status „OFFEN“ (Gelb)

Der Stundennachweis für diesen Abrechnungsmonat liegt noch nicht vor. Weder in Google Drive noch als Upload vorhanden.

Status „VORLIEGEND“ (Grün)

Der Nachweis wurde digital hochgeladen oder automatisch auf Google Drive erkannt. Ein Klick öffnet die PDF-Vorschau.

Status „BESTÄTIGT“ (Blau)

Vom Auftraggeber geprüft und anerkannt. Die Stunden sind für den Lohnlauf freigegeben und schreibgeschützt gesperrt.

1-Klick-Sammel-Mahnung an säumige Assistenten

Ein Klick auf den Button „Erinnerungen versenden“ (oder das Glocken-Symbol in der Zeile) sendet sofort eine personalisierte Erinnerungs-E-Mail an alle Assistenten mit offenem Nachweis. Die E-Mail enthält einen direkten Einreichungslink, über den der Assistent den Nachweis per Smartphone hochladen kann.

Integrierter PDF-Parser & Upload

Wird ein Nachweis als gescanntes PDF eingereicht, analysiert der integrierte PDF-Parser den Text automatisch, ordnet ihn dem richtigen Assistenten und Abrechnungsmonat zu und setzt den Status selbsttätig auf VORLIEGEND.

Verankerung im Monatsabschluss-Workflow: Vor dem finalen Klick auf „Monat komplett abrechnen“ prüft AsPA, ob alle Stundennachweise vorliegen und keine ungeklärten Differenzen (Δ) zwischen Google Drive Zeiterfassung und AsPA-Kalenderstunden bestehen. Das schützt vor Rückforderungen der Kostenträger.

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Team- & Benutzerverwaltung (Vergütungsmodelle)

Festgehalt vs. Stundenlohn, Minijob-Grenzen, Einladungslinks und Vertretungsregelungen

Verwaltung

In der Benutzerverwaltung pflegt die Koordination alle Mitarbeiterstammdaten, Vertragsmodelle und Zuschlagssätze.

Modell 1: Festgehalt / Monatslohn Vollzeit / Teilzeit

Fester monatlicher Bruttobetrag (z.B. 2.450,00 €) mit vertraglichen Sollstunden (z.B. 160 h). Gleitzeitstunden fließen automatisch in das Arbeitszeitkonto (AZK). Beliebige Euro- und Centbeträge werden voll unterstützt.

Modell 2: Stundenlohn mit Zeiterfassung Minijob (538 €)

Vergütung exakt nach erbrachten Ist-Stunden (z.B. 14,50 €/h). Kein Gleitzeitkonto. Das Kalenderband warnt rechtzeitig vor dem Erreichen der 538-€-Grenze.

Einladungs- & Aktivierungslinks

Beim Anlegen eines neuen Assistenten kann direkt ein zeitlich befristeter Aktivierungslink per E-Mail versendet werden. Der Mitarbeiter aktiviert seinen Zugang selbstständig und bestätigt die DSGVO-Bedingungen.

Vertretungsregelung (substitute_id)

Jedem Assistenten kann eine bevorzugte Vertretungskraft zugewiesen werden. Fällt ein Dienst aus, schlägt AsPA die Vertretung automatisch mit 1 Klick vor.

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Mobile Nutzung, PWA & Persönliche ICS-Kalenderabos

Installation auf dem Smartphone, Apple Kalender & Google Kalender Einbindung

Mobile App

AsPA ist als vollwertige Progressive Web App (PWA) konzipiert und läuft blitzschnell auf iPhones, iPads und Android-Geräten – ganz ohne Download aus dem App Store!

Apple iPhone (iOS Safari)

Öffne https://as-pa.info/ im Safari-Browser.
Tippe unten auf das Teilen-Symbol (Quadrat mit Pfeil nach oben).
Scrolle nach unten und wähle „Zum Home-Bildschirm“.
Tippe oben rechts auf „Hinzufügen“ – AsPA verhält sich wie eine native App!

Android Smartphone (Google Chrome)

Öffne https://as-pa.info/ im Chrome-Browser.
Tippe oben rechts auf das 3-Punkte-Menü.
Wähle „App installieren“ oder „Zum Startbildschirm hinzufügen“.
Bestätige die Installation – AsPA erscheint als App-Icon auf deinem Handy.

Dein persönliches ICS-Kalenderabo auf dem Handy

Verpasse keinen Dienst mehr: Binde deine Schichten direkt in deinen privaten Handy-Kalender (Apple Kalender, Google Kalender, Outlook) ein!

1. Link kopieren

Klicke im Kalender auf „Kalender abonnieren“ und wähle „Meine Schichten“.

2. Im Kalender einfügen

Auf dem iPhone: Einstellungen → Kalender → Accounts → Kalenderabo hinzufügen.

3. Automatisch aktuell

Ändert sich ein Dienst in AsPA, aktualisiert sich dein Smartphone-Kalender vollautomatisch!

Tipp: Neben „Meine Schichten“ gibt es auch Feeds für „Alle Schichten (Team)“ und die „Schichtbörse (Freie Dienste)“.

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Datenschutz (DSGVO), Revisionssicherheit & Monatscheck

Art. 13 Transparenzhinweise, Audit-Trail, Go-Live-Vorgaben und Monatsabschluss-Checkliste

DSGVO-Konform Revisionssicher

Transparenzhinweise & Beta-Phase (Art. 13 DSGVO)

AsPA befindet sich in der aktiven Weiterentwicklung. Die Anwendung hat rein unterstützenden Charakter für die Dienstplanung, Stundenerfassung und vorbereitende Buchhaltung im Arbeitgebermodell.

Wichtiger rechtlicher Vorbehalt:

Verbindliche Arbeitszeitberechnungen, Gehalt und Lohn sind vor der Weiterleitung an Sozialämter oder Kostenträger eigenverantwortlich durch den Arbeitgeber bzw. die zuständige Lohnbuchhaltungsstelle (Steuerberater) zu verifizieren.

Datenschutzanfragen, Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO sowie Fragen zur Verarbeitung richtest du bitte direkt an: admin@as-pa.info.

DSGVO-Konformitäts-Checkliste für den Produktivbetrieb (Go-Live)

1. In AsPA bereits technisch implementiert

100% Bereit

Revisionssicheres Audit-Log: Manipulationssichere Protokollierung aller Schicht- und Stammdatenänderungen mit Vorher-/Nachher-Diffs und Zeitstempeln.
Art. 15 DSGVO Datenauskunft: Direkter Voll-Export aller persönlichen Datensätze als JSON und strukturierte CSV.
Art. 17 DSGVO Anonymisierung: Unwiderrufliche Pseudonymisierung von ausgeschiedenen Mitarbeitern bei Erhalt der Lohnsummen für den Kostenträger.
Vertrauliche Begründungsfelder: Medizinische Kollisionsgründe und Überstundengründe sind für unbeteiligte Dritte serverseitig als 🔒 Vertraulich maskiert.
Revisionssichere Stornierung (§ 4 EFZG): Schichten werden bei Krankheit niemals gelöscht, sondern zur Entgeltfortzahlung auf STORNIERT gesetzt.
Konto-Reaktivierung per E-Mail: Deaktivierte Mitarbeiter können durch eine E-Mail an admin@as-pa.info mit dem Betreff KONTO AKTIVIEREN einen sicheren Reaktivierungslink anfordern.

2. Organisatorisch vor Go-Live zu sichern

Organisatorisch

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) Google Cloud: Data Processing Addendum (DPA) für Cloud Run & Cloud SQL (Region Frankfurt) bestätigen.
Auftragsverarbeitungsvertrag mit E-Mail-Provider: AVV mit dem SMTP-Host für die Domain as-pa.info abschließen.
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO): Schriftliche Dokumentation der Mitarbeiter- und Pflegedatenflüsse im Team.
Datenschutz-Belehrung für Assistenten: Verpflichtung auf das Datengeheimnis und den Schutz von Gesundheitsdaten.

Leitfaden: Schritt-für-Schritt-Monatsabschluss

Schritt	Aufgabe / Prüfpunkt	Verantwortlich	Ziel & Systemauswirkung
1	Ist-Zeiten & Pausen prüfen	Assistenten & Koordination	Abweichungen zur Planzeit und gesetzliche Pausen (§ 4 ArbZG) erfassen.
2	Kollisionen auflösen & genehmigen	Auftraggeber (Arbeitgeber)	Gelbes Banner bereinigen – alle Ausnahmen für den Kostenträger begründen.
3	Überstunden prüfen & anerkennen	Auftraggeber (Arbeitgeber)	Status von `OFFEN` auf `BESTAETIGT` setzen.
4	Stundennachweise im Monitor sichten	Koordination	Vorliegende Nachweise gegenzeichnen, offene Nachweise anmahnen.
5	Arbeitszeitkonto & Auszahlung prüfen	Koordination & Arbeitgeber	Ausfallstunden eintragen, Überstundenauszahlungen hinterlegen.
6	„Monat komplett abrechnen“ ausführen	Auftraggeber / Admin	Setzt Status auf ABGERECHNET 🔒. Schützt Schichten vor Manipulation.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ) & Praxislösungen

Strukturierte Antworten für Assistenten und Leitung – ohne versteckte Klappboxen

Wissensdatenbank

A

Fragen von Persönlichen Assistentinnen & Assistenten

Was bedeuten die Farben meiner Schichten im Dienstplan?

Blau: Geplante Schicht in der Zukunft.
Gelber Rahmen: Schicht kollidiert oder wartet auf Freigabe durch den Auftraggeber.
Grün: Schicht wurde erbracht und deine Ist-Zeiten sind erfasst.
Grau mit Schloss 🔒: Schicht wurde im Monatsabschluss festgeschrieben und kann nicht mehr verändert werden.
Rot durchgestrichen: Schicht ist wegen Urlaub oder Krankheit ausgefallen (Nachweis für Lohnfortzahlung).

Wie trage ich meine Ist-Arbeitszeiten und Pausen nach Dienstende ein?

Öffne deine Schicht im Kalender. Trage die tatsächliche Endzeit und deine Pause in Minuten ein. Weicht die Zeit von der Planung ab, speichert AsPA die reale Nettozeit für den Lohnlauf. Trage optional eine Übergabenotiz für die nachfolgende Kollegin ein.

Was muss ich tun, wenn ich länger arbeiten musste (Überstunden)?

Sobald deine Ist-Zeit länger als geplant war, erscheint das Pflichtfeld „Begründung für die Überstunden“. Trage dort den Grund ein (z.B. „Arztbesuch hat sich um 45 Min. verzögert“). Die Schicht steht dann auf OFFEN. Dein Arbeitgeber prüft die Mehrarbeit und gibt sie frei.

Kann ich meine Überstunden selbst freigeben?

Nein. Zum Schutz vor Fehlern und für die Abrechnung gilt das Vier-Augen-Prinzip. Du reichst die Begründung ein, die formelle Freigabe auf BESTAETIGT kann ausschließlich durch deinen Arbeitgeber erfolgen.

Wie übernehme ich einen freien Dienst aus der Schichtbörse?

Ungedeckte Schichten werden im Kalender als „Freie Schicht“ angezeigt oder per wöchentlicher E-Mail angekündigt. Klicke auf die Schicht und wähle „Dienst übernehmen“. Sofern dein Monatslimit nicht überschritten wird, wird die Schicht sofort auf dich gebucht.

Mein Smartphone-Kalender aktualisiert sich nicht sofort. Was tun?

Kalender-Apps (wie Apple Kalender oder Google Kalender) rufen Web-Feeds in Intervallen ab (meist alle 1 bis 4 Stunden). Auf dem iPhone kannst du unter Einstellungen → Kalender → Datenabgleich den Intervall auf „Stündlich“ stellen oder in der Kalender-App die Kalenderliste nach unten ziehen, um sofort zu aktualisieren.

Warum werden Schichten bei Krankheit nicht gelöscht, sondern storniert?

Aus Gründen der Revisionssicherheit und des gesetzlichen Lohnfortzahlungsnachweises (§ 4 EFZG)! Um nachzuweisen, welcher Lohnanspruch dir zusteht, muss dokumentiert bleiben, wann du regulär gearbeitet hättest. Stornierte Schichten blockieren keine Kollegen, sichern aber deinen Entgeltanspruch.

B

Fragen von Auftraggebern, Leitung & Administration

Was bedeutet der gelbe Rahmen bei einer Kollision und wie gebe ich sie frei?

Zwei Dienste überschneiden sich um mehr als 15 Minuten. Klicke auf die Schicht, prüfe die Notwendigkeit (z.B. Doppelassistenz bei Ausflug) und wähle „Ausnahme genehmigen“. Trage die Begründung für den Kostenträger ein und speichere. Die Schicht wird gültig.

Wie exportiere ich die Monatsdaten für die Steuerberaterin oder das Sozialamt?

Gehe auf „Abrechnung und Iststunden“ → Unter-Reiter „Offizieller Stundennachweis“. Wähle Monat und Assistent und klicke auf „Excel (.csv mit BOM)“ oder „Drucken / PDF“. Die UTF-8-BOM garantiert, dass Excel alle deutschen Umlaute sofort fehlerfrei öffnet.

Wie funktioniert die Auszahlung von Stunden aus dem Arbeitszeitkonto (AZK)?

Im Tab „Abrechnung → Arbeitszeitkonten“ findest du bei jedem festangestellten Mitarbeiter das Feld „Auszahlung (h)“. Trägst du dort z.B. 10.00 ein, wird dieser Wert auf dem Stundennachweis als geldwerter Lohnbestandteil ausgewiesen und der Saldenübertrag in den Folgemonat verringert sich um genau 10 Stunden.

Wie reaktiviere ich ein deaktiviertes Mitarbeiterkonto?

Der Assistent sendet eine formlose E-Mail von seiner hinterlegten Adresse an admin@as-pa.info mit dem Betreff KONTO AKTIVIEREN. Das System sendet automatisch einen 15 Minuten gültigen Aktivierungslink zurück, der das Konto freischaltet und die DSGVO-Zustimmung erneut einholt.

Wie führe ich den Monatsabschluss durch und was bewirkt der Status „ABGERECHNET“?

Sind alle Schichten erbracht, Kollisionen gelöst und Überstunden genehmigt, klickt der Arbeitgeber auf „Monat komplett abrechnen“. Alle Schichten des Monats erhalten den Status ABGERECHNET 🔒. Sie sind ab diesem Moment schreibgeschützt, um Manipulationen und Verfälschungen bei späteren Betriebsprüfungen auszuschließen.

Wie binde ich den Google Kalender an und wo finde ich die richtige Adresse?

Öffne Google Kalender im Browser am Computer, klicke neben dem Kalender auf die drei Punkte → Einstellungen und Freigabe und scrolle zum Bereich „Kalender integrieren“. Kopiere die „Geheime Adresse im iCal-Format“ (endet auf /basic.ics). Füge diese im AsPA-Reiter Synchronisation in das Feld der aktuellen Umgebung ein. Verwende nicht den HTML-Einbettungs-Link (embed?src=...).

Was bedeuten die Reconcile-Aktionen im Kalendervergleich?

Import übernimmt Termine aus Google als neue AsPA-Dienste. Löschen / Stornieren (delete_aspa) entfernt Schichten, die im Google Kalender gelöscht wurden (Google ist Master für Absagen). Aktualisieren gleicht Zeit- oder Namensdifferenzen an. Duplikate bereinigen (delete_google) entfernt überzählige oder verwaiste Google-Termine. Der Schnellfilter „Nur unkritische“ schützt vor versehentlichen Massenlöschungen.

Wie funktioniert die Google Sheets 2-Wege-Synchronisation?

Über das im Repository enthaltene Google Apps Script (google_script/Code.gs) spiegelt AsPA per Klick alle Schichten in den Tab Dienste und die Benutzerstammdaten in den Tab Nutzer. Umgekehrt können Tabellendaten für Auswertungen eingelesen oder revisionssicher als UTF-8 BOM CSV für Microsoft Excel exportiert werden.

Was bedeutet die Differenz (Δ) im Stundennachweis-Monitor?

AsPA liest monatliche Excel-Stundennachweise (.xlsx) aus Google Drive aus (z. B. aus Zelle AC40) und vergleicht diese mit den im AsPA-Kalender erfassten Netto-Iststunden. Ist die Differenz 0,00 h, leuchtet die Ampel grün. Zeigt das System eine Differenz an, weichen Pausenzeiten, Schichtdauer oder eingetragene Tage voneinander ab und müssen vor dem Monatsabschluss abgestimmt werden.

AsPA Dokumentation & Praxisleitfaden